1.1  QUÉ ES?

Una política institucional se entiende como la manifestación explícita de las decisiones y acciones que la IES desarrolla para alcanzar los objetivos propuestos en su plan de desarrollo institucional y su plan educativo institucional. Es así como la Política de Calidad, articulada con los elementos estratégicos institucionales, define el marco de acción lógico para la planeación, organización y control de programas y servicios de amplia cobertura y calidad dirigidos a consolidar una cultura de la calidad en la institución.

Que es necesario promover la consolidación de los sistemas internos de aseguramiento de la calidad de las instituciones del país, de forma que sirvan de soporte a una cultura de mejoramiento permanente de la calidad y que atiendan de manera articulada, los procesos de registro calificado y de acreditación en alta calidad.

1.2 ¿POR QUÉ UTILIZARLA?

La institucionalización de la Política de Calidad permite articular los diferentes esfuerzos en un marco general que suministre directrices y lineamientos para el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos de calidad. Asimismo, contar con una política formalizada, promueve la continuidad y sostenibilidad de las estrategias formuladas y transforma las iniciativas particulares en acciones institucionales.

1.3¿CÓMO IMPLEMENTARLA?

1. Elaboración de la agenda institucional

En esta etapa se establecen, a partir de un proceso participativo, las orientaciones que enfocarán el desarrollo de la política. Para precisar el alcance de la política y garantizar su eficacia, se debe elaborar un diagnóstico que identifique el marco de referencia, las características institucionales y poblacionales, los procesos y procedimientos, así como los planes, programas y proyectos existentes, asociados a la calidad.

2. Formulación de la política

A partir de los resultados del análisis de la situación institucional, se estructuran, valoran y definen las soluciones para cada uno de las dificultades encontradas. En esta etapa, se establecen los objetivos, ejes o líneas estratégicas, acciones, el mecanismo de monitoreo, seguimiento y evaluación, los responsables y los recursos de financiación. De la misma manera, se elabora el documento técnico de la política, que debe contener los resultados de las actividades realizadas hasta el momento.

3. Adopción de la decisión

Las instancias responsables revisan y seleccionan las mejores acciones. En esta fase se elabora y se presenta, para su aprobación, el respectivo proyecto de acto administrativo que adopta la política institucional formulada, junto con el documento técnico que la sustenta.

4. Implementación

Esta fase se define como la traducción de las decisiones establecidas en la política, en acciones concretas. En esta etapa se realizan la discusión y el diseño de los programas, planes, proyectos y servicios que se desarrollarán para el cumplimiento de los objetivos de la política.

5. Evaluación de resultados

A partir de actividades de monitoreo, seguimiento y control, se puede verificar si se están alcanzando los objetivos y metas propuestos con la política. Este proceso fomenta la rendición de cuentas, la autoevaluación del desempeño, la documentación de lecciones aprendidas y la orientación al logro. Permite, de manera cíclica, la revisión y reformulación de la política.

1.4¿CÓMO SER MÁS EFICAZ?

Realizar un plan de trabajo que establezca actividades, responsables, recursos y cronograma para su desarrollo.

Para el desarrollo del diagnóstico institucional, se requiere la generación de espacios como talleres, grupos focales, encuestas en línea y foros, entre otros, que promuevan la participación de los diferentes actores educativos y que guarden relación directa con el tema.

Debe tenerse en cuenta, para la definición de la política, el análisis de variables institucionales, académicas, financieras y psicosociales.

Es preciso articular la política de calidad con las políticas trazadas por las entidades y organismos nacionales que tengan el mismo propósito.

Para la elaboración del proyecto de acto administrativo, debe verificarse que la estructura del documento incluya aspectos relacionados con objetivos y alcance, principios, lineamientos y estrategias relacionadas con los componentes del modelo de aseguramiento interno de la calidad, lo mismo que una estructura organizativa que defina autoridad, funciones, responsables y órganos de control, para su seguimiento, monitoreo y evaluación

Revisar la pertinencia del levantamiento/ revisión de los procesos y procedimientos asociados, así como de los manuales de funciones para incluir las nuevas actividades y controles, de acuerdo con la política formulada

Definir canales de comunicación permanentes que le informen a la comunidad académica sobre el proceso desde su inicio, así como los avances y resultados.