1.1¿QUÉ ES?

La carga y valoración de evidencias es el proceso mediante el cual se registran, organizan y analizan documentos, archivos u otras formas de evidencia que respaldan el cumplimiento de actividades, objetivos planteados sobre el estándar previamente establecido por la institución. La carga se refiere al acto de subir o registrar la evidencia en un sistema de gestión, estas evidencias corresponden a la matriz de evidencias definida sobre el proyecto, programa o proceso de autoevaluación por otra parte, la valoración implica revisar, validar y calificar la pertinencia, autenticidad y calidad de dichas evidencias según criterios o rúbricas definidas por las IES.

1.2¿POR QUÉ UTILIZARLA?

Este proceso es fundamental para garantizar la trazabilidad, la transparencia y la rendición de cuentas en los sistemas de evaluación institucional o académica. Permite verificar el cumplimiento de metas o requisitos normativos, tomar decisiones informadas, detectar oportunidades de mejora y respaldar informes o auditorías. Además, mejora la organización documental, reduce el riesgo de omisiones y contribuye al aseguramiento interno de la calidad en los procesos institucionales.

1.3¿CÓMO IMPLEMENTARLA?

• Establecer una lista clara de evidencias requeridas según cada criterio o estándar (matriz de evidencias).
• Diseñar o adaptar una plataforma digital para la carga de evidencias (repositorio, sistema documental, intranet).
• Capacitar a los usuarios en el uso de la plataforma y en los criterios de carga (formato, nombre del archivo, categoría, fecha).
• Definir rúbricas y criterios objetivos para valorar las evidencias (relevancia, vigencia, veracidad, calidad, pertinencia).
• Asignar responsables para la revisión y valoración de las evidencias cargadas.
• Realizar seguimiento periódico y generar reportes del estado de las evidencias valoradas.

1.4¿CÓMO SER MÁS EFICAZ?