1.1¿QUÉ ES?

La comunicación es uno de los pilares fundamentales de la cultura organizacional, por lo cual es necesario integrarla dentro de los planes estratégicos institucionales. Un plan estratégico de comunicación es un documento que recoge objetivos, destinatarios, políticas, estrategias, recursos y acciones de comunicación.

El objetivo principal de un plan de comunicaciones para el fomento de la cultura de la calidad integrar los objetivos, los planes y las acciones definidas en la política; así como difundir la información sobre los beneficios y servicios.

1.2¿POR QUÉ UTILIZARLA?

Un plan estratégico de comunicación le ayuda a la institución a dar respuestas efectivas a las necesidades y expectativas de la comunidad académica; genera canales para que la comunidad conozca los beneficios de las diferentes estrategias y servicios; promueve la cultura de la calidad y fomenta la vinculación de los diferentes grupos de interés. Igualmente, crea un ambiente de certidumbre y motivación y coadyuva a potenciar la rendición de cuentas desde los diferentes programas académicos que ofrece la institución.

1.3¿CÓMO IMPLEMENTARLA?

Análisis de la situación actual

La primera etapa consiste en conocer los objetivos de la estrategia cultura de la calidad  y hacer un balance de los canales de comunicación existentes, de carácter institucional, para identificar sus fortalezas y debilidades y determinar los factores del entorno que favorecen o limitan su cobertura.

Identificar públicos objetivos

Es indispensable identificar y caracterizar a cada uno de los grupos de destinatarios en los que se centrarán los esfuerzos comunicativos: directivos, docentes, estudiantes, administrativos, familias, egresados y empresas, entre otros. Esta identificación permite que se conozcan aspectos clave y críticos que influyen en el éxito de la estrategia; por ejemplo, los medios más apropiados para comunicarse con ellos, el estilo comunicativo que manejan y el papel que cumplen.

Definición de los objetivos del plan

Se debe señalar qué se quiere conseguir con las actividades que se pongan en marcha. Los objetivos deben ser cuantificables, medibles, alcanzables y realistas. También deben estar alineados con los objetivos de la política de calidad.

Definición del mensaje

En esta etapa se traducen los objetivos en mensajes relevantes para cada uno de los públicos identificados. El mensaje es el elemento que se quiere comunicar, para el cual se deben determinar las características, el tono y el estilo de la comunicación. Aquí también se definen los contenidos y medios de comunicación.

Estructuración del documento técnico del plan

En esta etapa se definen los siguientes elementos: (i) estrategias, que es la elección del paso a paso para el logro de los objetivos; (ii) acciones, que son las actividades y medios para utilizar; (iii) presupuesto; (iv) cronograma e (v) instrumentos de control y seguimiento.

Planificación e implementación

Se debe definir un plan de acción que incluya los objetivos, actividades, duración y responsables.

Seguimiento y evaluación

Es el proceso de verificación de cumplimiento del plan, con el fin de realizar oportunamente acciones de corrección para el logro de los objetivos. Aquí se definen indicadores de avance físico, impacto y resultados.

1.4¿CÓMO SER MÁS EFICAZ?

• Incluir, en el proceso de diseño de las estrategias, la participación de los empleadores, docentes y estudiantes, quienes son los principales destinatarios del plan.
• Crear una imagen institucional que le dé una identidad al programa y favorezca el
• Los mensajes deben definirse de manera personalizada y persuasiva y han de responder a las necesidades de cada público. No solamente deben enfocarse a los servicios que presta la institución; también es necesario incluirse contenidos relacionados con el papel de los diferentes actores en la promoción de la cultura de la calidad.
• Definir una campaña de comunicación, que incluya lo siguiente: lanzamiento del programa y participación en las agendas de espacios institucionales, como inducción, ferias y jornadas pedagógicas, entre otros.
• Entre los medios de comunicación permanente que pueden formar parte del plan se encuentran micrositios en la página web, infografías, correo institucional, pendones, material promocional, redes sociales y creación de espacios interactivos como chats y foros en línea.
• Definir indicadores que permitan medir el desempeño e impacto del plan, como número de estudiantes que participan en las jornadas de divulgación, ingreso a página web o micrositio diseñado y satisfacción de los usuarios, entre otros