Parte fundamental del éxito en el proceso del aseguramiento interno de la calidad es la designación temprana de actividades al personal asignado, por este motivo, es requerida información de quienes participan en el proceso, con indicación de roles, responsabilidades, entregables y tiempos. Los participantes deben tener competencias que les permita llevar a cabo las funcionalidades especificadas acorde con las intervenciones requeridas. Esta herramienta propone una estructura clara y funcional para la organización de actividades, el seguimiento riguroso de los avances y la gestión eficiente del tiempo y los recursos institucionales.

1.1¿QUÉ ES?

El cronograma se constituye en una herramienta de planificación que organiza de manera secuencial y temporal las actividades, tareas o eventos necesarios para alcanzar un objetivo específico. Establece los tiempos de inicio y finalización de cada actividad, asigna responsables, hitos, recursos, logros, metas, evidencias para permitir visualizar el progreso del proyecto, facilitando así la gestión eficiente del tiempo y los recursos.

El cronograma conlleva a un mayor control de la ejecución del proceso de autoevaluación y la detección oportuna de incumplimientos para, mitigar o minimizar los riesgos inherentes al proceso de autoevaluación.

1.2¿POR QUÉ UTILIZARLA?

El cronograma facilita el control, seguimiento y avance de los procesos, permite identificar posibles retrasos o desviaciones, y facilita la toma de decisiones oportunas para corregirlos. El cronograma promueve una gestión más eficiente del tiempo, mejora la coordinación entre los distintos actores involucrados (directivos, profesores, administrativos, personal directivo), aporta a garantizar el cumplimiento de los plazos establecidos, así como de las metas establecidas. Lo cual es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, incluida la adopción de estándares de calidad.

El cronograma fortalece el control sobre el proyecto minimizando los riesgos, controlando la ejecución del desarrollo de las actividades obteniendo resultados más concisos en relación al tiempo planeado, y disminuyendo costos operacionales asociados a los riesgos inherentes del proyecto.

1.3¿CÓMO IMPLEMENTARLA?

Se comprende una herramienta tecnológica de gestión de actividades alineada e integrada al estándar de calidad definido en el proceso de autoevaluación y aseguramiento interno de la calidad.

Para implementar el cronograma se requiere: 1. Conocimiento de los roles del equipo de trabajo 2. Disponibilidad de tiempo para cada actividad dentro del proceso de autoevaluación. 3. Planificación de tiempos de ejecución de actividades en base a la disponibilidad del equipo de trabajo. 4. Se requiere conocer hitos que estime la dirección en cuanto a espacios oportunos para su revisión, análisis, comportamiento y toma de decisiones. 5. Conocer y disponer de los recursos asignados para las actividades. 6. Vincular las actividades a los responsables o grupo de trabajo más idóneo para su ejecución dentro del periodo determinado.

Para lograr una gestión idónea, se recomienda integrar herramientas tecnológicas enfocadas en la gestión de proyectos, preferiblemente que pueda alinearse a los estándares de calidad adoptados por la institución. Esta herramienta permite mejorar la trazabilidad del proceso de toma de acciones, incrementar el control, seguimiento y monitoreo operativo fortaleciendo la percepción de orden y transparencia entre estudiantes, docentes y personal directivo.

1.4¿CÓMO SER MÁS EFICAZ?