1.1¿QUÉ ES?

El modelo de intercambio de información permitirá identificar los sistemas de información que tributarán a través del SIAC y estará su disposición tanto de los colaboradores como a los procesos a cuáles se encuentra vinculada la información. El modelo de intercambio de información registra, organiza, transmite, recibe e interactúa entre los diferentes sistemas de información de la institución y a su vez se encuentra alienada a la matriz de evidencias. Su objetivo es garantizar que los datos fluyan de manera oportuna, segura, precisa y eficiente, facilitando así la toma de decisiones, consulta de datos, análisis, la coordinación de actividades y el logro de objetivos establecidos por la institución.

1.2¿POR QUÉ UTILIZARLO?

El modelo de intercambio de información está diseñado para garantizar la interoperabilidad entre la herramienta y colaborador, permitiendo una actualización modular del sistema,  optimizar la comunicación interna y externa, mejorar la transparencia de los datos, reducir errores, duplicidad de información, automatización de procesos, información actualizada, flujo constante de datos, integridad de datos, respaldo de información, asegura la trazabilidad, aumentar la eficiencia operativa y fortalecer la colaboración entre el equipo de trabajo y las áreas involucradas. Además, en contextos complejos, facilita la integración de procesos y sistemas, asegurando que la información relevante llegue a quienes la necesitan en el momento oportuno facilitando el desarrollo de las actividades propuestas en menor tiempo, disminuyendo costos operativos.

1.3¿CÓMO IMPLEMENTARLO?

La implementación de un modelo de intercambio de información comprende los siguientes aspectos: 1. Identificar las necesidades de información requeridas por el SIAC de cada área o actor involucrado. 2. Definir los tipos de información, que se deben intercambiar (formatos, frecuencia, responsables, versiones, anexos). 3. Definir la estructura de datos (Registro de información y consumo de información). 4. Establecer protocolos claros de transmisión y recepción de información (Fuentes, canales, herramientas, tiempos). 5. Políticas de control de acceso.6. Trazabilidad de transacciones, manejo de errores y capacidad de escalamiento horizontal. 7.Capacitar a los usuarios en el manejo del modelo y en la importancia de su cumplimiento. 8. Monitorear y evaluar periódicamente la eficacia del intercambio de información y realizar ajustes según sea necesario.

Su implementación favorece la automatización de procesos y asegura un flujo de información confiable, oportuna y alineado con los estándares de la institución.

1.4¿CÓMO SER MÁS EFICAZ?