- Uncategorized
HERRAMIENTA 9. SISTEMA DE GESTIÓN DE EVIDENCIAS
HERRAMIENTA 9. SISTEMA DE GESTIÓN DE EVIDENCIAS
1.1¿QUÉ ES?
El sistema de gestión de evidencias es un conjunto organizado de procesos, herramientas y procedimientos destinados a almacenar, asegurar la calidad, proteger, organizar, verificar, valorar, y acceder a las evidencias documentales o digitales que respaldan el cumplimiento de actividades que se desprenden de la aplicación de los lineamientos de calidad establecidos. Este sistema permite el cumplimiento normativo, la rendición de cuentas (auditorías internas o externas), además asegura que las evidencias estén disponibles, sean confiables, estén actualizadas, y garantiza la seguridad de la información.
1.2¿POR QUÉ UTILIZARLA?
El sistema de gestión de evidencias permite demostrar de manera objetiva el cumplimiento de los aspectos señalados por el MEN-CNA o cualquier tipo de Norma ISO. Facilita la transparencia, fortalece los procesos de evaluación y auditoría, respalda la toma de decisiones basada en datos reales y minimiza riesgos de pérdida de información crítica. Además, mejora la organización documental y la eficiencia operativa al garantizar que todas las evidencias sean accesibles y estén clasificadas. Es una herramienta clave para garantizar la calidad, reducción de costos y apoyar la mejora continua.
1.3¿CÓMO IMPLEMENTARLA?
La implementación de un Sistema de Gestión de Evidencias que garantice su utilidad, sostenibilidad y alineación con los objetivos institucionales, ostenta: 1. Establecer previamente las evidencias que se registrarán con sus anexos respectivos si llegare a tenerlos. 2. Definir con claridad los objetivos del sistema y su alcance, especificando qué áreas o procesos estarán involucrados. 3. Definir qué tipos de artefactos deben ser registrados (documentos, registros, fotografías, bases de datos, etc.). 4. Establecer estrategias de recolección, validación, almacenamiento y resguardo de las evidencias. 5. Capacitar al personal docente y administrativo en la correcta recolección, clasificación y resguardo de las evidencias. 6. Mecanismo de seguimiento y mejora continua que asegure su actualización, correcto uso y adaptación a las dinámicas institucionales
1.4¿CÓMO SER MÁS EFICAZ?
FACTORES DE ÉXITO | FACTORES DE RIESGO |
ü Estrategias claras para la recolección y valoración. ü Uso de tecnología segura y confiable. ü Clasificación y almacenamiento organizado. ü Capacitación continua en manejo de evidencias. ü Revisión periódica de la integridad de los documentos registrados ü Acceso controlado según niveles de confidencialidad. | ü Almacenamiento desordenado o inconsistente. ü Evidencias incompletas, ilegibles o no valoradas. ü Falta de respaldo de los documentos. ü Pérdida de información por fallos tecnológicos. ü Acceso no autorizado a información sensible. ü Desactualización de los registros. |